Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: Oktober 2019

Op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens (Stbl. 2000, 302) en de daarmee samenhangende wet- en regelgeving heeft ProFhire Nederland haar privacyverklaring opgesteld met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van zowel organisaties als van onze klanten in uitvoering van haar taken op het gebied van risicomanagement, opleidingen en nazorg. Er op lettende dat persoonsgegevens door ProFhire Nederland op transparante wijze worden verwerkt en deze verwerking voldoet aan de wettelijke kaders, maar ook aan de eisen die ProFhire Nederland daar zelf aan stelt.  Deze privacyregeling schept duidelijkheid en kaders betreffende de verwerking van persoonsgegevens binnen ProFhire Nederland.

Algemene regeling voor de omgang met persoonsgegevens binnen ProFhire Nederland
ProFhire Nederland, gevestigd aan Mandenmakerstraat 15, 1991JG Velserbroek, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
ProFhire Nederland
Mandenmakerstraat 15
1991JG Velserbroek
Tel: 023-539 47 55
E-mail: info@profhire.nl
Website: www.profhire.nl
G.J. (Gerard) van Gelder is de Functionaris Gegevensbescherming van ProFhire Nederland. Deze is te bereiken via gerard@profhire.nl of via bovenstaand telefoonnummer.

Persoonsgegevens die wij verwerken
ProFhire Nederland verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Van onze klanten en cursisten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voorletters en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

De volgende persoonsgegevens zullen automatisch door uw browser worden verwerkt naar aanleiding van een bezoek aan onze website:

• Anonieme locatiegegevens van uw IP-adres
• Anonieme statistische gegevens over door u bezochte pagina’s
• Anonieme gegevens betreffende uw internetbrowser en apparaat-type
• Voorkeursinstellingen voor het bekijken van onze website

Cookies bij gebruik van de website www.profhire.nl
Op onze website www.profhire.nl wordt gebruik gemaakt van technische, functionele, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
ProFhire Nederland verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het verwerken in ons cursusregistratiesysteem
• Het afhandelen van uw betaling
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
• Goederen en/of diensten bij u af te leveren
• Het anoniem analyseren van uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• Wanneer wij hier door een rechtmatig bestuursorgaan wettelijk toe worden verplicht.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
ProFhire Nederland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. De Archiefwet (1995) en de Nederlandse wet- en regelgeving zijn onverminderd van toepassing.

Persoonsgegevens worden alleen langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld, wanneer zij geanonimiseerd worden en uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. In alle andere gevallen zullen wij de persoonsgegevens bewaren zo lang de opdrachtgever een overeenkomst heeft met ProFhire Nederland betreffende de afname van diensten en/of goederen en dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van deze taken. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de in bepaalde bestanden opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Ook kunnen de eigen gegevens ten alle tijden worden opgevraagd of worden verzocht tot verwijdering hiervan. Indien de opdrachtgever niet langer diensten en/of goederen afneemt bij ProFhire Nederland, maar geen schriftelijke opzegging overlegt van de samenwerking, hanteren wij een bewaartermijn van 3 jaar voor alle eerder genoemde persoonsgegevens. Bij termineren van de overeenkomst of schriftelijke bevestiging van opzegging van de samenwerking zullen wij de persoonsgegevens na uiterlijk drie maanden na opzegging uit onze database verwijderen.

Delen van persoonsgegevens met derden
ProFhire Nederland verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor eerder genoemde grondslag voor verwerking van uw persoonsgegevens. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een schriftelijke bewerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ProFhire Nederland blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Het digitale CRM-systeem waarmee wij onze relaties en activiteiten beheren wordt geleverd door softwareleverancier PlanADay  (www.planaday.nl). Wij hebben ook met deze partij een verwerkingsovereenkomst afgesloten ter bescherming van uw cursist- en bedrijfsgegevens en privacy.

Rechtstreeks toegang tot de persoonsgegevens
Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen administrators hebben, met het oog op de dagelijkse zorg voor en het goed functioneren van de verwerking, rechtstreeks toegang tot de persoonsgegevens. In welke mate toegang wordt verleend, wordt digitaal vastgelegd.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze overeenkomst komt nimmer bij verwerker te berusten. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ProFhire Nederland en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie of contactpersoon te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@profhire.nl. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek. Naar artikel 12 lid 3 van de wet AVG zal dit uiterlijk binnen vier weken gebeuren.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, is het mogelijk dat wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar of gebruik de app KopieID van de Rijksoverheid. Dit ter bescherming van uw privacy.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
ProFhire Nederland neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice via de website of via info@profhire.nl. ProFhire Nederland heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner, spamfilter en firewall.
• TLS (voorheen SSL) wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• SPF is een internetstandaard die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
• DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (www.profhire.nl) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. U kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat u omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Datalekken
Mochten wij onverhoopt kennis nemen van een (mogelijk) datalek, zullen wij de betrokken relaties onmiddellijk, uiterlijk binnen 26 uur na ontdekking, schriftelijk op de hoogte stellen. Uiteraard hebben wij een intern beleid voor het omgaan met datalekken. Dit houdt ook in dat wij de Functionaris Gegevensbescherming schriftelijk op de hoogte houden van de aard van de problemen en eventuele nieuwe ontwikkelingen. ProFhire Nederland zal in samenwerking met u overleggen op welke wijze en wanneer het incident zal worden gecommuniceerd met derden. Daarbij zullen wij in het geval van een (mogelijk) datalek alle beveiligingsincidenten, met inbegrip van de feiten rondom het incident, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen schriftelijk documenteren.

Klachtenbehandeling
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van deze regeling niet worden nageleefd of andere reden tot klagen heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij/zij zich wenden tot: G.J. (Gerard) van Gelder, verantwoordelijke, conform de klachtenregeling ProFhire Nederland, te vinden op onze website www.profhire.nl.

Tevens heeft u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons